Konflikt w projekcie - zagrożenie czy szansa

źródło: PhotoXpress

Konflikt bywa paradoksalnie czynnikiem motywującym

+zobacz więcej zdjęć

Redakcja poleca:

• Biurowy romans energii doda?

Rozmowa z dr Steve Flannes – prelegentem Vth International PMI Poland Chapter Congress i Agnieszką Kosicką – Prezes PMI Poland Chapter

Jakie są najczęściej występujące źródła konfliktów w projektach? Władza? Brak zrozumienia zagadnień zarządczych? Brak zrozumienia zagadnień technicznych?

Steve Flannes: Najczęstsze źródła konfliktów znajdują się w zasobach ludzkich. Członkowie projektów mają rożne osobowości i cechy charakterów, które bardzo często wykluczają się przy wspólnej pracy. Nie ma możliwości utworzenia grupy, w której wszyscy członkowie będą mieli takie same cele zawodowe, umiejętności, czy też priorytety w wykonywanej pracy. Poza tym słaba komunikacja interpersonalna oraz różnice kulturowe są również elementami wpływającymi na powstanie konfliktu.

Agnieszka Kosicka: Musimy również wziąć pod uwagę płaszczyzny konfliktu, na jakich on się pojawia. Konflikt nie jest tylko elementem np. członków jednego zespołu projektowego czy też pracowników jednego działu w firmie. Może się on pojawić np. na poziomie różnych interesów - grupy i całej organizacji. Spory wynikają również z różnych priorytetów u menadżerów różnych działów w firmie, czy też poziomie interesu organizacji i instytucji współpracujących.

Wspomniał Pan o różnicach kulturowych, które są jednymi ze źródeł konfliktu. Czy warunkują one sposoby rozwiązywania problemów? Czy inaczej rozwiązuje się konflikty w USA, Japonii, na Ukrainie?

Steve Flannes: Czynniki kulturowe, i regionalne mają ogromny wpływ na rozwiązywanie konfliktów. W jednym kraju konflikt zostanie rozwiązany w sposób bezpośredni, a w innym miejscu preferowane będzie rozwiązanie metodą nie ingerującą w centrum zagadnienia. Dlatego też, project manager musi mieć takie umiejętności interpersonalne i techniczne, które umożliwią mu dokładną ocenę norm obowiązujących w rozwiązywaniu konfliktów w danej kulturze, a następnie dostosowanie swoich umiejętności do danego otoczenia.

Jak rozpoznać pojawienie się problemu w zespole? Czy są charakterystyczne objawy pojawienia się konfliktu?

Steve Flannes: Konflikt przede wszystkim pojawia się w momencie złej organizacji pracy. W obliczu braku czasu, piętrzających się terminów i obowiązków, należy bacznie obserwować pracę zespołu. Są to momenty, w których najczęściej pojawia się zagrożenie związane z konfliktem.

Wyraźnymi symptomami konfliktu w projekcie są zazwyczaj zachowania pracowników. Jeżeli nasi pracownicy zaczynają narzekać, są niezadowoleni ze swojej pracy i swoich współpracowników, są to jedne z pierwszych objawów pojawiającego się konfliktu. Jeżeli dodatkowo zaobserwujemy brak chęci rozwiązania problemu w zespole, na rzecz informowania o tym kierownika projektu, możemy być więcej niż pewni, że mamy do czynienia z konfliktem w zespole.

Agnieszka Kosicka: Uważna obserwacja grupy, z którą pracujemy może nam dostarczyć wielu cennych informacji. Najczęściej z pojawianiem konfliktu mamy do czynienia, gdy w grupie zaczną pojawiać się nieoficjalnie przywódcy, czyli te osoby, które mogą mieć wpływ na „zwycięstwo”. Dodatkowo należy obserwować jakich przedstawicieli wybiera nasz zespół. Jeżeli będą to osoby silne, nieustępliwe, oznacza to, że grupa przygotowuje się na „starcie” z przeciwnikiem. Są to działania odruchowe, emocjonalne, spowodowane instynktem samoobrony.

Ponadto, jeżeli nasza grupa zacznie wyolbrzymiać problemy z jednoczesnym brakiem zauważania podobieństw wzajemnych stanowisk, powinniśmy szybko podjąć kroki w celu zażegnania konfliktu.

Czy każdy konflikt i wszystkie objawy pojawiającego się problemu, o których Państwo wspominacie wymagają reakcji?

Steve Flannes: Oczywiście, że nie. Musimy jednak pamiętać, aby dobrze rozpoznać konflikt. Są sytuacje, które wskazują na to, że konflikt nie jest zagadnieniem ani skomplikowanym, ani kosztownym, czy też bardzo ryzykownym. W takim przypadku czasem nie warto angażować wszystkich sił i swojego czasu w działanie, które tego nie wymaga. Należy jednak bacznie obserwować sytuację i analizować wszystkie zmiany w zespole i w postępach pracy. Dobra analiza zagadnienia pokaże nam czy konflikt rzeczywiście nie będzie miał wpływu na projekt.